Einrichtung von PackScan und Inventur

Diese Anleitung führt dich durch alles, was in Dolibarr und auf dem Smartphone eingestellt werden muss. Rechne mit ein bis zwei Stunden für die Technik. Das Vergeben der Lagerplätze dauert je nach Sortiment länger, die Inventur-App hilft dabei.

Gilt für PackScan und Inventur 1.2.1, getestet mit Dolibarr 24.0. Menünamen sind aus der deutschen Oberfläche, sie können je nach Version leicht abweichen.

1Vorher ausprobieren

Beide Apps laufen ohne Installation als Demo mit Testdaten. Öffne sie am besten gleich auf dem Smartphone, dann kannst du auch den Scanner testen.

PackScan-Demo öffnengroods.de/demo/packscan

Inventur-Demo öffnengroods.de/demo/inventur

Mit dem eigenen Dolibarr testen

Du kannst die Demo auch mit deinem Dolibarr verbinden: Zahnrad oben rechts, Demo-Modus ausschalten, API-URL und Token eintragen, „Verbindung testen“. Dolibarr sendet die dafür nötigen Freigaben (CORS) von Haus aus. Je nach Serverkonfiguration, Proxy oder Sicherheitsmodul kann die Verbindung von einer fremden Adresse trotzdem blockiert werden. Am zuverlässigsten testest du mit den selbst gehosteten Dateien aus Schritt 8.

Zum Testen einen eigenen Benutzer verwenden. Lege für den Test einen Benutzer an, der nur lesen darf (Rechte siehe Schritt 7). Dann siehst du Pickliste, Lieferungen und Bestände, kannst aber nichts verändern. URL und Token bleiben nur im Browser deines Smartphones. Unter Einstellungen löscht „Alle Einstellungen auf diesem Gerät löschen“ sie wieder.

2Voraussetzungen

Dolibarr ab Version 24 (ältere Versionen auf Anfrage)
Dolibarr ist über HTTPS erreichbar. Ohne HTTPS gibt das Smartphone die Kamera nicht frei.
Produkte haben einen Barcode (EAN) oder eine GTIN im ergänzenden Attribut
Aufträge kommen als Kundenaufträge in Dolibarr an, z. B. per Import von eBay, WooCommerce oder anderen Marktplätzen
Ein Smartphone mit Kamera: iPhone mit iOS 16 oder neuer (Safari) oder Android 10 oder neuer (Chrome)
WLAN im Lager. Jeder Scan fragt live bei Dolibarr nach.

3Module aktivieren

Unter Einstellungen › Module/Anwendungen müssen diese Module eingeschaltet sein:

Modul	Wofür
Produkte	Artikel, Bilder, Lagerplatz
Barcodes	Feld „Barcode“ am Produkt. Als Standard-Typ EAN13 wählen.
Lagerverwaltung	Lager, Bestände, Lagerbewegungen
Kundenaufträge	Grundlage der Pickliste
Lieferungen	Einpacken und Versand abschließen in PackScan
API/Webservices (REST Server)	Schnittstelle, über die die Apps mit Dolibarr sprechen

4Bestandsbuchung prüfen

Der Bestand darf nur an einer Stelle abgebucht werden. Schau unter Einstellungen › Module › Lagerverwaltung (Zahnrad), wann Dolibarr bei dir abbucht:

Abbuchung beim Freigeben von Auftrag oder Rechnung (üblich bei Marktplatz-Importen): Dann muss „Tatsächlichen Lagerbestand beim Freigeben von Lieferungen reduzieren“ aus sein. Sonst bucht der Versandabschluss in PackScan ein zweites Mal ab.
Abbuchung erst beim Versand: Dann bleibt nur diese Option an, und die beiden anderen sind aus. PackScan validiert die Lieferung, und Dolibarr bucht den Bestand dabei ab.

Kurz testen: Einen Testauftrag komplett durchspielen und danach unter Lagerbewegungen prüfen, dass jeder Artikel genau einmal abgebucht wurde.

5Ergänzende Attribute anlegen

Ergänzende Attribute legst du im jeweiligen Modul an: Einstellungen › Module › Produkte bzw. Kundenaufträge, dort der Reiter „Ergänzende Attribute“. Der Attribut-Code muss klein und ohne Leerzeichen sein. Wenn du andere Codes verwendest, trägst du sie in den App-Einstellungen ein.

Am Produkt

Attribut-Code	Bezeichnung	Typ	Pflicht?	Wofür
`lagerplatz`	Lagerplatz	Zeichenkette, Länge 32	ja	Sortierung der Pickliste, Wand-Raster, Vorschlag in der Inventur
`gtin`	GTIN	Zeichenkette, Länge 14	nein	Zweiter Barcode, z. B. Herstellercode, wenn das Barcode-Feld einen eigenen Code enthält
`letzte_inventur`	Letzte Inventur	Datum und Uhrzeit	nein	Zeitpunkt der letzten Zählung. In der Produktliste kannst du danach filtern.

Am Kundenauftrag

Attribut-Code	Bezeichnung	Typ	Pflicht?	Wofür
`gepickt`	Gepickt	Datum und Uhrzeit	ja	PackScan setzt es bei der Freigabe nach dem Picken. Freigegebene Aufträge verschwinden aus der Pickliste.
`umgebucht`	Umgebucht	Datum und Uhrzeit	nur mit Versand-Automatik	Schutz gegen doppelte Umbuchung im Versandlauf
`dhl_shipment_number`	Sendungsnummer	Zeichenkette, Länge 64	nur mit Versand-Automatik	Aufträge mit Sendungsnummer zählen als versendet und erscheinen nicht mehr in der Pickliste

Tipp: Bei „Sichtbarkeit“ reicht „nur in der Detailansicht“, dann bleibt die Liste übersichtlich.

6Versandarten

PackScan trägt beim Abschluss die Versandart an der Lieferung ein, wenn dort noch keine steht. Das passiert anhand der Sendungsnummer: Nummern einer Internetmarke beginnen mit A0 und bekommen die Brief-Versandart, alle anderen die Paket-Versandart.

Unter Einstellungen › Wörterbücher › Versandarten:

Code	Bezeichnung	Tracking-URL
`DHL`	DHL Paket (vorhanden, nur aktivieren)	https://www.dhl.de/de/privatkunden/pakete-empfangen/verfolgen.html?piececode={TRACKID}
`DPAG`	Deutsche Post (neu anlegen)	https://www.deutschepost.de/de/s/sendungsverfolgung.html?piececode={TRACKID}

Andere Codes, z. B. für Hermes oder GLS, trägst du in PackScan unter Einstellungen ein.

7API-Benutzer und Rechte

Lege für die Apps einen eigenen Benutzer an, keinen Administrator. So siehst du in Dolibarr genau, welche Buchungen von den Apps kommen, und kannst den Zugang jederzeit sperren.

Benutzer & Gruppen › Neuer Benutzer, z. B. Login lager-app. Kein Administrator, kein externer Benutzer.
Im Reiter „Berechtigungen“ die Rechte aus der Tabelle setzen.
In der Benutzerkarte auf „Bearbeiten“ und beim Feld „Token für API“ einen Token erzeugen. Je nach Version liegt das im eigenen Reiter „Tokens für die API“.
Token kopieren. Er wird in den Apps unter „API-Key (DOLAPIKEY)“ eingetragen.

Modul	Berechtigung	Nur testen	PackScan	Inventur
Produkte	Produkte/Leistungen einsehen	✓	✓	✓
Produkte	Produkte/Leistungen erstellen/bearbeiten			✓ Lagerplatz, letzte Inventur
Lagerverwaltung	Warenlager und Lagerbestände einsehen	✓	✓	✓
Lagerverwaltung	Lagerbewegungen einsehen	✓	✓	✓
Lagerverwaltung	Lagerbewegungen erstellen/bearbeiten			✓ Bestandskorrektur
Kundenaufträge	Kundenaufträge einsehen	✓	✓
Kundenaufträge	Kundenaufträge erstellen/bearbeiten		✓ Feld „gepickt“
Kundenaufträge	Kundenaufträge abschließen		✓
Lieferungen	Lieferungen einsehen	✓	✓
Lieferungen	Lieferungen erstellen/bearbeiten		✓ Sendungsnummer, Versandart
Lieferungen	Lieferungen freigeben		✓
Geschäftspartner	Geschäftspartner einsehen	✓	✓ Kundenname

Produktbilder und Versandarten liest die App mit denselben Rechten, dafür ist nichts Zusätzliches nötig.

8Apps installieren

Die Apps sind einfache Dateien, eine Installation auf dem Server oder eine Datenbank brauchen sie nicht. Am einfachsten legst du sie in den custom-Ordner deiner Dolibarr-Installation. Dann erkennt die App die API-URL selbst.

PackScan-Inventur_v1.2.1.zip herunterladen und entpacken. Alternativ das Repository von GitHub klonen.
Ordner anlegen: htdocs/custom/lager/
Den Inhalt des Ordners lager-apps hineinkopieren: index.html, packscan.html, inventur.html, die beiden *.manifest.json und die Icons *-192.png, *-512.png, *-maskable-512.png.
Im Browser aufrufen: https://dein-dolibarr.de/custom/lager/. Die Startseite verlinkt beide Apps.

Die Apps können auch auf einem anderen Webserver liegen. Dann trägst du die API-URL von Hand ein, sie lautet immer https://dein-dolibarr.de/api/index.php.

9Smartphone einrichten

PackScan und Inventur sind Web-Apps. Sie laufen im Browser, lassen sich aber wie eine normale App auf den Home-Bildschirm legen und starten dann im Vollbild. Ein App-Store wird nicht gebraucht.

iPhone (iOS)

Die App-Adresse in Safari öffnen
Teilen-Symbol › „Zum Home-Bildschirm“
App über das neue Icon starten
Kamera-Zugriff einmal erlauben

Android

Die App-Adresse in Chrome öffnen
Menü ⋮ › „App installieren“ oder „Zum Startbildschirm hinzufügen“
App über das neue Icon starten
Kamera-Zugriff einmal erlauben

Danach in jeder App einmal das Zahnrad öffnen, API-URL und Token eintragen und „Verbindung testen“ tippen. Beide Apps teilen sich URL und Token, wenn sie unter derselben Adresse liegen.

10Einstellungen der Apps

Alle Einstellungen erreichst du über das Zahnrad oben rechts. Sie gelten für das jeweilige Gerät, jedes Smartphone wird also einmal eingerichtet.

Gemeinsam für beide Apps

Einstellung	Standard	Bedeutung
Dolibarr-API-URL	automatisch im `custom`-Ordner	Adresse der REST-Schnittstelle
API-Key (DOLAPIKEY)	leer	Token des API-Benutzers
Extrafeld-Code Lagerplatz	`lagerplatz`	Attribut-Code am Produkt
Extrafeld-Code GTIN/EAN	`gtin`	Zweiter Barcode, wird gesucht, wenn der Barcode nicht passt
Demo-Modus	aus (in der öffentlichen Demo an)	Testdaten statt Dolibarr
Sprache	Sprache des Browsers	24 Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch, Niederländisch, Polnisch, Tschechisch, Slowakisch, Ungarisch, Rumänisch, Bulgarisch, Kroatisch, Slowenisch, Griechisch, Schwedisch, Dänisch, Norwegisch, Finnisch, Estnisch, Lettisch, Litauisch, Ukrainisch. Wird die Browsersprache nicht unterstützt, startet die App auf Englisch.
Taschenlampe	aus	Bleibt an, bis du sie ausschaltest, auch nach einem Neustart der App

Nur PackScan

Einstellung	Standard	Bedeutung
Nur abgerechnete Aufträge in die Pickliste	an	An: nur freigegebene Aufträge mit Status „abgerechnet“, also bezahlte Marktplatz-Bestellungen. Aus: alle freigegebenen Aufträge.
Ausgeblendete Produkte	`DE_*`, `eBayPlus`, `DUMMY`	Referenzen, die nie gepickt werden, z. B. Porto-Positionen. `*` steht für beliebige Zeichen.
EAN: hervorgehobene letzte Ziffern	4	4, 5 oder 6 Endziffern groß neben jedem Artikel
Raster: Zeile 1 ist	oben	Zählrichtung der Zeilen im Wand-Raster
Extrafeld-Code „gepickt“	`gepickt`	Datumsfeld am Kundenauftrag
Versandart-Code Paket / Brief	`DHL` / `DPAG`	Wird eingetragen, wenn die Lieferung noch keine Versandart hat
Auftrag nach dem Einpacken abschließen	an	Setzt den Kundenauftrag auf „Geliefert“
Lieferung zusätzlich schließen	aus	Schließt die Lieferung nach dem Validieren. Nur einschalten, wenn du geschlossene Lieferungen brauchst.
Gezählte Mengen auf 0 setzen		Setzt den Pick-Fortschritt auf diesem Gerät zurück

Nur Inventur

Einstellung	Standard	Bedeutung
Extrafeld-Code Letzte Inventur	`letzte_inventur`	Datums- und Uhrzeitfeld am Produkt
Lager auswählen und Reihenfolge	alle Lager	Welche Lager beim Zählen erscheinen und in welcher Reihenfolge
„Zuletzt gezählt“ leeren		Leert die Liste der zuletzt gezählten Artikel
Inventurliste exportieren		Auf der Startseite der Inventur: Zählliste (sortiert nach Lagerplatz, Soll je Lager, Feld für Ist) oder Inventurprotokoll (gebuchte Korrekturen eines Zeitraums) als PDF oder CSV. Es gelten die ausgewählten Lager.

11Wo die Daten liegen

Die Apps haben keinen eigenen Server und keine eigene Datenbank. Es gibt nur zwei Orte:

In deinem Dolibarr

Lagerplatz, GTIN und letzte Inventur am Produkt
Bestandskorrekturen als Lagerbewegung mit Inventur-Code
„gepickt“ am Kundenauftrag
Sendungsnummer, Versandart und Status der Lieferung
Status des Kundenauftrags

Im Browser des Smartphones

API-URL und Token
Alle Einstellungen aus Schritt 10
Pick-Fortschritt und begonnene Lieferungen, falls die App zwischendurch geschlossen wird
Letzter vergebener Lagerplatz und die Liste der zuletzt gezählten Artikel

Die Daten im Browser liegen im lokalen Speicher der Website, alle Schlüssel beginnen mit ps_. Beide Apps teilen sich diesen Speicher, wenn sie unter derselben Adresse liegen. Kamerabilder werden nur im Gerät ausgewertet und weder gespeichert noch übertragen.

Zum Löschen: in den Einstellungen „Alle Einstellungen auf diesem Gerät löschen“ tippen oder in den Browser-Einstellungen die Websitedaten löschen. In Dolibarr bleibt dabei alles erhalten.

Verliert ein Mitarbeiter sein Smartphone, löschst oder erneuerst du einfach den Token des API-Benutzers in Dolibarr. Danach ist das Gerät ohne Zugriff.

12Lagerplätze vergeben

Ein Lagerplatz ist ein Text mit Punkten und beschreibt den Weg von vorn nach hinten: Raum, Wand oder Regal, Zeile, Spalte. Die letzten beiden Stellen sind immer Zeile und Spalte.

Beispiel	Bedeutung
`2.LW1.3.12`	Raum 2, Lochwand 1, Zeile 3, Spalte 12
`1.R4.2.5`	Raum 1, Regal 4, Fachboden 2, Platz 5
`2.SLW.E1.2.11`	Raum 2, Schrank-Lochwand, Ebene 1, Zeile 2, Spalte 11

Zeile und Spalte müssen Zahlen sein. Die Pickliste sortiert numerisch, also 2 vor 10.
Alle Artikel mit demselben Anfang, z. B. 2.LW1, bilden eine Wand. PackScan zeichnet sie als Raster.
Am schnellsten geht es mit der Inventur-App: Wand von links nach rechts abgehen, scannen, speichern. Hat ein Artikel noch keinen Platz, schlägt die App den zuletzt gespeicherten plus eine Spalte vor. Mit + und − änderst du jede Stelle einzeln.

13Täglicher Ablauf

Picken: PackScan, Reiter „Pickliste“. Artikel in Reihenfolge scannen oder Menge tippen. Am Ende „Gepickte Aufträge freigeben“.
Lieferungen erzeugen: mit der Versand-Automatik per Versandlauf, sonst in Dolibarr am Auftrag „Lieferung erstellen“ und die Sendungsnummer eintragen.
Einpacken: PackScan, Reiter „Lieferungen“. Label oder Internetmarke scannen, dann jeden Artikel. Nach dem letzten Artikel schließt die App Lieferung und Auftrag ab.
Inventur: nebenbei, wann immer Zeit ist. Artikel scannen, Platz und Menge prüfen, speichern.

14Fehlerbehebung

Meldung	Ursache und Lösung
Kamera startet nicht, NotAllowedError	Die Seite läuft nicht über HTTPS, oder der Kamera-Zugriff wurde abgelehnt. In iOS unter Einstellungen › Safari › Kamera bzw. in Chrome über das Schloss-Symbol neben der Adresse erlauben.
HTTP 401	Token falsch oder abgelaufen. In Dolibarr neu erzeugen und in der App eintragen.
HTTP 403	Dem API-Benutzer fehlt ein Recht. Tabelle in Schritt 7 prüfen.
Failed to fetch / Load failed	Adresse falsch, Dolibarr nicht erreichbar oder nur über HTTP. Die API-URL im Browser öffnen: `…/api/index.php/status` muss eine Antwort liefern.
Pickliste leer	Aufträge müssen freigegeben sein. Ist „Nur abgerechnete Aufträge“ an, müssen sie außerdem als abgerechnet markiert sein. Bereits gepickte Aufträge und Aufträge mit Sendungsnummer erscheinen nicht.
Keine Lieferungen	Der Reiter zeigt nur Lieferungen im Entwurf. Validierte Lieferungen gelten als versendet.
Produkt nicht gefunden	Barcode am Produkt fehlt oder weicht ab. Die App sucht zuerst im Barcode-Feld, dann im GTIN-Attribut.
Kein Wand-Raster	Der Lagerplatz endet nicht auf zwei Zahlen, oder der Attribut-Code in den Einstellungen stimmt nicht.
Bestand doppelt abgebucht	Schritt 4 prüfen: Abbuchung bei Lieferung ausschalten, wenn schon beim Auftrag oder bei der Rechnung abgebucht wird.

Hilfe bei der Einrichtung gibt es im Einrichtungspaket, oder schreib mir.